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Surf et courrier électronique au travail

Un guide relatif à la surveillance de l’utilisation d’internet et du courrier électronique sur le lieu de travail a été édité par le Préposé fédéral à la protection des données, le législateur n’ayant guère légiféré à ce propos. On peut en tirer les grands principes suivants:

A. Utilisation d’internet et du courrier électronique à titre privé

  • Règlement d’utilisation

Qu’un-e employé-e soit autorisé-e à surfer sur internet et utiliser le courrier électronique à des fins privées dépend en premier lieu de l’employeur qui dispose en effet du droit de donner des directives. Le guide conseille aux employeurs d’édicter un règlement écrit à ce sujet. Le règlement peut autoriser l’usage privé, le restreindre ou encore l’interdire complètement. La restriction peut consister à définir une plage horaire pendant laquelle il est permis d’utiliser internet à des fins privées, par exemple après 18h, à bloquer certains sites etc.

  • En l’absence de règlement d’utilisation

L’employé-e ne sait pas s’il ou elle est autorisé-e à surfer ou à utiliser le mail. Certains milieux, indique le Préposé, estiment que l’interdiction de lancer ou recevoir des appels téléphoniques de nature privée au lieu de travail s’applique par analogie à internet. Le Préposé considère qu’on peut parler d’abus lorsque l’employé-e enfreint le devoir de loyauté vis-à-vis de son employeur ou contrevient au principe de la proportionnalité. Surfer exagérément durant les heures de travail va contre les intérêts de l’employeur et est considéré comme disproportionné et contraire au devoir de loyauté. Ces notions étant floues, le Préposé encourage les employeurs à adopter un règlement d’utilisation.

B. Surveillance du surf et du courrier électronique

  • Conditions légales de surveillance

L’article 26 de l’ordonnance 3 relative à la loi sur le travail interdit la surveillance ciblée du comportement sur le lieu de travail. Cette ordonnance vise à protéger la santé et la personnalité des employé-e-s en les soustrayant à une surveillance permanente ciblée, opérée au moyen d’un système de surveillance. Une surveillance effectuée sans système de surveillance ne tombe pas sous le coup de l’art 26 OLT3. 

A contrario, il faut en déduire que des pointages ponctuels de surveillance sur le poste (historique, boîte de réception) est admissible.

L’employeur qui se livre à une surveillance systématisée du mail et du surf est tenu d’édicter un règlement de la surveillance de ces deux activités.

Deux conditions donc à la surveillance nominative et permanente du surf et du mail: une information préalable à travers un règlement et un abus ou soupçon d’abus.

  • Surveillance du surf

Dans le cadre du surf, cela veut dire que la surveillance permanente d’un-e employé-e en particulier opérée au moyen de l’analyse de fichiers journaux ou d’un espiologiciel n’est pas admissible. Est par contre autorisée l’analyse anonymisée ou pseudonymisée des fichiers journaux, mais cela ne peut concerner que de grandes entreprises, les petites ne disposant généralement pas de ces systèmes de contrôle.

Ce n’est qu’en cas d’abus ou de soupçon d’abus qu’une analyse nominative peut être effectuée. Encore faut-il que l’employé-e ait été informé-e préalablement qu’une surveillance généralisée est effectuée dans l’entreprise et qu’une surveillance nominative pourra être effectuée en cas d’abus. L’abus peut résulter du non respect du règlement d’utilisation ou d’une utilisation disproportionnée.

  • Surveillance du courrier électronique

Courrier privé :

La surveillance du mail est soumise pratiquement aux mêmes règles que la surveillance du courrier postal. Le courrier privé au lieu de travail doit être remis à son destinataire sans être ouvert. Est considéré comme envoi privé tout courrier dont on voit clairement qu’il a été adressé à titre privé et non professionnel, soit en raison de sa nature (carte postale, avis mortuaire, courrier militaire etc.), soit en raison de son adressage ( mention « privé » ou « confidentiel » ou « en mains propres »). L’adressage de type « Mme X, Service Y » ne suffit pas à considérer qu’il s’agit d’un envoi de nature privée.
De la même manière, l’employeur n’a pas le droit de consulter le mail de nature privée des employé-e-s. Comme la distinction entre mail professionnel et privé est difficile à effectuer sur la base de l’adressage, ne sera considéré comme privé qu’un message envoyé avec l’option de confidentialité correspondante. L’adressage de type j.dupont@entreprise.ch n’est pas considéré comme étant de nature privée. En cas de doute, l’employé-e doit être consulté-e.

Courrier professionnel :

La gestion des documents de l’entreprise suppose que tout document de nature professionnelle, y compris les messages électroniques entrants et sortants, soit systématiquement enregistré, localisable et accessible en tout temps.
Le guide donne encore des conseils de gestion de la messagerie pour les collaborateurs-trices absent-e-s ou ayant quitté l’entreprise.

  • Sanctions en cas d’abus

Lorsqu’un abus est dûment constaté, l’employeur est en droit de prendre des sanctions proportionnelles à la gravité de l’abus. Ces sanctions peuvent être l’avertissement, le blocage de l’accès à internet, la demande de dommages et intérêts, la réduction de salaire et le changement d’affectation. Dans des cas extrêmes, par exemple si l’abus se répète malgré un avertissement ou s’il cause une panne technique, l’employeur pourrait licencier son employé-e, même avec effet immédiat selon les cas.

Le guide regorge de conseils précis et est accompagné d’annexes précisant les procédures de surveillance, proposant un règlement d’utilisation etc. Il peut être consulté sur le site www.edsb.ch/f/doku/leitfaden/internet/index.htm

 

SdW. / 15.02.2005